Digitale Poststelle
Perfekte Organisation Ihrer Eingangspost
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre eingehende Post effizienter zu verwalten? Die digitale Poststelle von CBS hilft Ihnen dabei. Sie ist der perfekte Weg, um die gesamte Eingangspost zu organisieren und zu verwalten, egal ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegt. Somit ist sichergestellt, dass alle Sendungen immer die richtigen Empfänger erreichen. Durch nachvollziehbare Prozesse bleiben zudem alle Informationen auffindbar und geschützt.
Hybrides Dokumentenmanagement
Unsere digitale Poststelle setzt genau dort an, wo in vielen Unternehmen ein blinder Fleck existiert. Denn auch wenn die meisten Nachrichten, Verträge und Rechnungen heute bereits digital sind, gibt es weiterhin Ströme von Briefen und Dokumenten in Papierform. Hier startet die digitale Poststelle früh und digitalisiert den gesamten physischen Dokumenteneingang. Eine Gegenüberstellung der Prozesse macht die Verbesserung deutlich.
Analoge Postverteilung
- Dokumente sind immer nur an einem Ort verfügbar
- Dokumentenstatus kann nicht verwaltet werden
- Ergänzende Daten zur Indexierung und Archivierung fehlen
Digitaler Posteingang
- Dokumente können digital überall verfügbar gemacht werden
- Dokumente lassen sich mit Benutzerrechten und Prozessen verknüpfen
- Daten zur Adressierung, Klassifizierung, Indexierung und Archivierung lassen sich ergänzen
Digitale Poststelle - Der CBS Prozess
In der digitalen Poststelle von CBS wird zunächst der gesamte Posteingang analysiert. Die physischen Eingangsdokumente werden für den Scan vorbereitet und anschließend eingelesen und digitalisiert. Als Kunde können Sie wählen, ob lediglich elektronische Kopien erzeugt werden sollen (Flat-Scanning) oder ob per intelligentem Scanning Daten wie Adressen oder Index-Informationen hinzugefügt werden sollen.
Nach dem Scanvorgang können die sortierten Dokumente entweder per Mail in den Posteingang der relevanten Gruppen und Personen zugestellt werden oder direkt in die relevanten Anwendungen (Buchhaltung, Kundenverwaltung) eingespeist werden. Als Brückenkopf kann auch die CBS Datenbank dienen, die sämtliche Dokumente verwaltet, zustellt und ggf. archiviert.
Entscheidungshilfe: Ist die Digitale Poststelle für Ihr Unternehmen relevant?
Für sehr viele Unternehmen ist die Digitale Poststelle von CBS eine komfortable Lösung, die Aufwand reduziert und Ressourcen für das Kerngeschäft freisetzt. Hier zeigen wir Ihnen die Voraussetzungen, die für Unternehmen zutreffen, die besonders von der optimierten Postbearbeitung profitieren. Trifft mindestens eine davon für Ihr Unternehmen zu, sollten Sie Kontakt aufnehmen oder gleich anrufen unter 02154 / 470940.
Information kommt häufig analog an
Wir haben die Erfahrung gemacht: In vielen Unternehmen kommen große Mengen an Informationen noch klassisch analog und per Post an. Diese Dokumente sind entweder gar nicht oder nur unzureichend in Dokumenten-Management-Systemen (DMS) erfasst. Parallel gehen relevante Informationen über die digitalen Kanäle ein. Wenn diese Situation auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie Kontakt mit uns aufnehmen.
Unternehmen ist dezentral organisiert
Unternehmen mit einem verzweigten Standorte-Netzwerk, wie beispielsweise Versicherungen mit Kundenzentren in verschiedenen Regionen, können von einem digitalen Posteingang besonders profitieren. Der Grund: Die dezentral eingehenden Dokumente werden zentral verfügbar. Somit können Bearbeitungsstände leichter transparent gemacht werden. Zudem können jetzt problemlos vorgegebene Fristen eingehalten werden. Das gefällt auch den Endkunden.
Dokumenten-Digitalisierung kostet viel Zeit
Damit physische Eingangspost in Prozesse eingespeist werden kann, muss sie gescannt werden. Vielen Unternehmen fehlen die dazu notwendigen Hochleistungsscanner, die Tagging-Systeme und das Schnittstellen-Management. Auch die Scanvorbereitung kostet manuelle Arbeit und Zeit: Kleinformatige Dokumente müssen für den Scan auf größeres Papier aufgeklebt, geheftete Dokumente erst entheftet werden. Für die richtige Zuordnung ist eine Klassifizierung der Dokumente notwendig. Unsere Prozesse sind auf diese Anforderungen hin optimiert.
Revisionssicherheit ist nicht gelöst
Jedes physische Dokument hat einen Lebenszyklus vom Posteingang hin zur Digitalisierung, Übertragung, Archivierung und Vernichtung. Jeder dieser Schritte muss revisionssicher gestaltet werden. Im Rahmen unserer Lösung für die Digitale Poststelle speichern wir beispielsweise analoge Post im Dateiformat PDF/A ab, das den Goldstandard für die Langzeitarchivierung darstellt.
Jetzt informieren und Kontakt aufnehmen!
Gerne zeigen wir Ihnen, wie die digitale Poststelle in Ihrem Unternehmen für schlanke und nachvollziehbare Prozesse und mehr Informationssicherheit (Compliance) sorgt. Laden Sie sich dazu gerne die eingeblendete Broschüre herunter oder nehmen Sie direkt Kontakt auf über unser Online-Formular. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
