Geschäftliche Abläufe, Rechnungsläufe, Aufträge, Verträge und viele mehr: Nahezu alle Unternehmensprozesse hängen eng mit Dokumenten zusammen. Der souveräne Umgang mit Dokumenten lässt sich als Dokumentenmanagement bezeichnen – im Kern geht es darum, einen Dokumenten-Workflow zu etablieren. Wir erklären das Prinzip, geben Best Practice Beispiele und zeigen, wie CBS Ihr Unternehmen unterstützen kann.
Was ist ein Dokumenten-Workflow?
- Der aktiv gemanagte Dokumenten-Workflow ist Teil des Qualitätsmanagements (QM) und betont die Bedeutung der Dokumentenlenkung dafür, dass Unternehmen geltende Standards und Vorschriften einhalten können.
- Ein strukturierter Dokumenten-Workflow sorgt für Transparenz, Nachverfolgbarkeit und letztlich für Revisionssicherheit. Indem jeder dokumentenbasierte Vorgang nachvollziehbar bleibt, sinkt die Fehlerquote deutlich – ein Beispiel sind zuverlässig eingehaltene Fristen rund um Kundenanfragen.
- Ein Dokumenten-Workflow etabliert eine ganzheitliche Sicht, in der papiergebundene Dokumente digitalisiert und in elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integriert werden, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Beispiel für einen kompletten Dokumenten-Workflow
- Dokument-Erstellung und Einreichung: Ein Mitarbeiter erstellt ein neues Dokument, beispielsweise einen Bericht oder eine Rechnung. Das Dokument wird in das System eingereicht, entweder elektronisch über eine Softwareplattform oder physisch über einen Scanner.
- Überprüfung und Genehmigung: Das Dokument wird automatisch oder manuell an die zuständige Person oder Abteilung zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Dieser Schritt kann mehrere Ebenen der Genehmigung umfassen, abhängig von den Unternehmensrichtlinien und der Art des Dokuments.
- Revision und Bearbeitung (falls erforderlich): Wenn das Dokument Änderungen erfordert, wird es an den Ersteller oder an die entsprechende Person zur Überarbeitung zurückgeschickt. Nach den Revisionen wird das Dokument erneut zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet.
- Freigabe und Veröffentlichung: Nachdem das Dokument genehmigt wurde, wird es freigegeben und veröffentlicht. Dies kann bedeuten, dass es für interne oder externe Zwecke zugänglich gemacht wird, je nach dem Zweck des Dokuments.
- Archivierung und Aufbewahrung: Das Dokument wird in einem Archivsystem gespeichert, entweder digital oder physisch, je nach den Unternehmensrichtlinien und den gesetzlichen Anforderungen. Die Archivierung gewährleistet die Nachverfolgbarkeit und Revisionssicherheit des Dokuments.
Was sind die Vorteile effizienter Dokumenten-Workflows?
Ein effizienter Dokumenten-Workflow bietet viele Vorteile. Hier haben wir die wichtigsten Punkte als Liste für Sie zusammengefasst:
- Sie finden Dokumente schnell wieder. Grund: Effizienter Zugriff und Optimierung für schnelle Suche ist gewährleistet.
- Sie profitieren von optimierten Abläufen. Grund: Manuelle Schritte werden minimiert.
- Ihre Teams werden unterstützt. Grund: Flexibel abrufbare und schnell verfügbare Dokumente verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
- Dokumente sind bereit für die Notfallwiederherstellung. Grund: Die Dokumentenverfügbarkeit wird auch in Krisenfällen sichergestellt.
- Dokumentenzyklen sind geregelt. Grund: Definierte Prozesse für Bearbeitung und Speicherung.
- Compliance wird unterstützt. Grund: Rechtliche und betriebliche Vorgaben bezüglich der Prozesssicherheit und -qualität werden eingehalten.
Fazit: Workflows sind entscheidend im Dokumentenmanagement
Wie wir sehen, bieten Dokumenten-Workflows viele Vorteile, darunter verbesserte Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Es ist zudem wichtig, auch papiergebundene Dokumente in digitale Workflows zu integrieren, um einen ganzheitlichen Ansatz zu ermöglichen. Strukturierte Prozesse und die souveräne Nutzung von DMS sind entscheidend für maximale Transparenz und minimale Fehleranfälligkeit. Automatisierungstools können bei der Workflow-Optimierung helfen.
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