Was im Jargon des Dokumentenmanagements „Kombiniertes Input- und Output-Management“ heißt, ist ein Bereich mit großem Optimierungspotenzial. Die Realität ist leider oft: Informationen, die ankommen und Informationen, die das Unternehmen verlassen, werden separat betrachtet – auch in Ausschreibungen ist das meistens noch so. Deshalb erläutern wir hier an Beispielen, warum sich das Vernetzen von Posteingang und Postausgang lohnt – und an welcher Stelle wir als Dienstleister gerne weiterhelfen!
Um die nachfolgenden Beispiele gut einschätzen zu können, ist eine kurze Klärung der wichtigsten Begriffe nötig.
- Input Management: Input Management bezieht sich auf die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung aller eingehenden Informationen und Dokumente in einem Unternehmen. Dies umfasst physische Dokumente wie Post und Faxe sowie elektronische Informationen wie E-Mails und digitale Formulare. Die Hauptaufgaben des Input Managements sind die Digitalisierung, Klassifizierung und Weiterleitung der eingehenden Daten an die entsprechenden Abteilungen oder Systeme zur weiteren Bearbeitung.
- Output-Management: Output-Management umfasst die Erzeugung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten und Informationen, die aus internen Prozessen oder als Antwort auf eingehende Daten resultieren. Dazu gehören gedruckte Dokumente wie Rechnungen, Berichte und Briefe sowie elektronische Dokumente wie E-Mails, PDFs und andere digitale Kommunikation. Das Ziel des Output-Managements ist es, sicherzustellen, dass die Dokumente in der richtigen Form, zur richtigen Zeit und über den bevorzugten Kanal an die Empfänger gelangen.
Vorteile der Verbindung von Input- und Output-Management
Beispiel Versicherung: Durchgängige Workflows und Prozessoptimierung
In einem Versicherungsunternehmen kann ein eingehender Schadensbericht (Input) automatisch erfasst und indiziert werden. Anschließend wird dieser Bericht zur Prüfung und Genehmigung an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, generiert das System automatisch die Schadensbestätigung (Output), die entweder per Post, E-Mail oder über das Kundenportal an den Kunden versandt wird.
Vorteil: Dadurch wird der gesamte Prozess von der Schadenmeldung bis zur Bestätigung in einem nahtlosen Workflow abgebildet, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und die Kundenzufriedenheit steigert.
Beispiel Bankwesen: Reduktion von Fehlern und manuellen Eingriffen
Ein Bankkunde sendet per Post einen Antrag auf Kontoeröffnung (Input). Der Antrag wird gescannt und die Daten per OCR ausgelesen. Anschließend werden die Daten automatisch im System verarbeitet, der Antrag geprüft und die Kontoeröffnungsbestätigung (Output) erstellt.
Vorteil: Da der gesamte Prozess automatisiert abläuft, werden Fehler durch manuelle Dateneingabe vermieden, und der Kunde erhält schneller eine Rückmeldung.
Beispiel Telekommunikation: Kosteneffizienz und Ressourcenschonung
In einem Telekommunikationsunternehmen werden Kündigungsschreiben von Kunden (Input) automatisch digital erfasst und weiterverarbeitet. Die Kündigungsbestätigungen (Output) werden ebenfalls automatisch erstellt und versendet.
Vorteil: Durch die Integration der beiden Prozesse wird die Notwendigkeit für separate Teams und manuelle Bearbeitung reduziert, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Zudem werden Ressourcen wie Papier und Porto durch digitale Prozesse eingespart.
Beispiel Energieversorger: Bessere Kundenerfahrung, schnelle Reaktion
Ein Energieversorger erhält regelmäßig Zählerstandsmeldungen (Input) von seinen Kunden. Diese Meldungen werden automatisch verarbeitet und die Abrechnungen (Output) entsprechend aktualisiert und an die Kunden verschickt.
Vorteil: Durch die Integration der Input- und Output-Prozesse können Kundenanfragen schneller bearbeitet und Rückfragen sofort beantwortet werden, was die Kundenzufriedenheit erhöht.
Beispiel Gesundheitsbranche: Compliance und Sicherheitsstandards
Ein Gesundheitsdienstleister erhält sensible Patientendaten (Input) per Post. Diese Daten werden digital erfasst, verschlüsselt und in einem zentralen System gespeichert. Die entsprechenden Arztberichte und Rechnungen (Output) werden ebenfalls sicher und verschlüsselt an die Patienten oder Krankenkassen versendet.
Vorteil: Die Integration der Input- und Output-Prozesse stellt sicher, dass alle Daten sicher gehandhabt und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Beispiel Finanzdienstleistungen: Zentrale Datenverwaltung und Konsistenz
Ein Unternehmen für Finanzdienstleistungen nutzt ein zentrales System, um alle eingehenden Dokumente (Input) zu erfassen und zu verarbeiten. Aus den eingegangenen Daten werden automatisch Berichte, Rechnungen und Kundenkommunikationen (Output) erstellt.
Vorteil: Da alle Daten zentral verwaltet und verarbeitet werden, ist die Datenkonsistenz gewährleistet und es entstehen keine Diskrepanzen zwischen verschiedenen Abteilungen.
Wie wir herangehen: Input- und Output-Management mit CBS
Als spezialisierter Dienstleister sind wir Experten für hybride Dokumentenströme, das heißt für den Posteingang, in dem sowohl physische Dokumente ankommen als auch digitale Informationen, und für den Postausgang, in dem ein Teil der Dokumente auch als gedruckte Briefe und Sendungen auf dem Weg gebracht werden müssen. Unsere Services:
- Digitaler Posteingang: Wir kümmern uns um eingehende Post, öffnen diese nach vorab kommunizierten Regeln und sortieren diese nach Empfängerkreisen im Unternehmen. Schließlich scannen wir die Sendungen ein und lesen die Informationen aus. Anschließend senden wir die Information entweder in elektronische Postfächer weiter oder stellen die gewonnenen Daten für angeschlossene Systeme (z.B. via API-Schnittstelle) zur Verfügung.
- Print Outsourcing: Wir empfangen und optimieren Ihren Druckdatenstrom und kreieren druckfertige Dateien. Diese stellen wir entweder zur Verfügung oder kümmern uns selbst um den hoch automatisierten Druck. Diese Leistung lässt sich auch kombinieren mit einer kompletten Versandlösung inklusive Adressierung, Kuvertierung und Portooptimierung.
Sowohl an der Eingangsseite als auch im Dokumentenausgang können wir die Effizienz gegenüber einer intern erbrachten Leistung deutlich steigern, sei es durch eingesparte Wege und Transportkosten, sei es durch Mengeneffekte und Einsparungen im Porto. Im Posteingang erzeugen wir bspw. auch dadurch Masse, indem wir mehrere kleinere Unternehmen zusammenfügen und als enger Partner der Post für durchgängig bessere Kostenstrukturen sorgen.
Unsere Mission: Partner für Business Process Management
Im Rahmen kombinierter Input-Output-Lösungen sind wir der Partner von Unternehmen und entwerfen gemeinsam mit Ihnen neue Ansätze im Sinn eines verbesserten Business Process Management (BPM). Je nachdem, wie der individuelle Bedarf in Ihrem Unternehmen aussieht, holen wir dabei Softwarepartner hinzu, etwa aus dem Bereich DMS-Systeme.
HINTERGRUND: Der Weg zum Business Process Management
Die Integration von Input- und Output-Management ist ein wesentlicher Schritt in Richtung eines umfassenden Business Process Managements. Ein umfassendes BPM-System integriert Input- und Output-Management nahtlos und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen im Markt und in der Technologie zu reagieren, während sie gleichzeitig ihre internen Prozesse kontinuierlich optimieren.
Sie suchen noch nach der optimalen Lösung für Ihr Unternehmen? Nehmen Sie gerne Kontakt auf, wir kümmern uns um Ihre Anliegen!
