Einladungsmanagement

Mit CBS zur professionellen Einladung für Ihre Veranstaltung - print und digital

In die Planung und Vorbereitung Ihrer Veranstaltung fließt viel Zeit und Mühe. Mit einem professionellen Einladungsmanagement sorgen wir dafür, dass Ihr Event ein Erfolg wird. Mit passendem Knowhow und den richtigen Tools beherrschen wir den kompletten Prozess vom Einladungsdesign über den Versand bis hin zum Teilnehmermanagement. Vertrauen Sie auf unser Einladungsmanagement – print und digital.

So wertet effizientes Teilnehmermanagement jedes Event auf

Eine gut gestaltete Einladung sorgt für Neugierde und ist ein Beleg für ein hochkarätiges Event. Auch im Zeitalter des digitalen Eventmanagements gibt es genügend Anlässe, für die eine gedruckte Einladung angemessen ist. Mit passenden Tools und Prozessen lassen sich analoger Versand und digitales Teilnehmermanagement dabei optimal verbinden. Digitale Prozesse werden grundsätzlich dort eingesetzt, wo sie ihre Stärken haben: In der Organisation der Adressdaten und in der Dokumentation des Einladungsstatus mit erhaltenen Zu- und Absagen. Daraus resultieren viele Vorteile:

Unser Einladungsmanagement kombiniert Analogversand und digitales Teilnehmermanagement
  • Effiziente Organisation des gesamten Einladungsprozess – echtes Einladungsmanagement
  • Schnellere Abläufe durch digital gestützte Adressierung und digitale Verwaltung der Gästeliste
  • Perfekte Einladungen, die mit ansprechendem Design und auf Wunsch auch mit ansprechender Sensorik und Haptik (Print) überzeugen


Werten Sie Ihre Veranstaltung mit einem professionellen Teilnehmer-management auf! Wir nutzen digitale Tools, um die Anmeldungen nutzerfreundlich zu steuern und um Ihnen jederzeit einen perfekten Überblick über erfolgte und ausstehende Anmeldungen und den aktuellen Anmeldestand bieten zu können. Somit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können gänzlich auf eigene Event-Apps oder teure Software verzichten.

Einladung digital, print oder hybrid? Ein kleiner Ratgeber

Eine Einladung in Papierform ist für förmliche Anlässe besonders geeignet. Sie wirkt persönlich und exklusiv und hebt sich von der Flut an E-Mails ab. Bedingt durch den hohen Aufwand wird eine Papiereinladung besonders gewürdigt und prägt sich besonders gut ein.

Vorteile einer Print-Einladung

  • für förmliche Anlässe geeignet
  • wird von den Adressaten geschätzt
  • wirkt persönlich und exklusiv
  • hebt sich von der Flut an E-Mails ab

Elektronische Einladungen sind besonders effizient in der Handhabung. Sie können direkt mit Software und Tools ins Einladungsmanagement integriert werden. Nicht zuletzt lässt sich eine Einladung per Mail oder über Social Media mit viel geringerem Aufwand beantworten – oft genügt ein Klick, um zur Anmeldung zu gelangen.

Vorteile einer Digital-Einladung

  • softwaregestütztes Teilnehmermanagement
  • schnelle Antworten und Anmeldungen
  • einfache Integration in das Einladungsmanagement
  • sehr kostengünstige Handhabung

Bei CBS verfügen wir über die Erfahrung und die nötigen Tools, um die Vorteile von Print- und Digital-Einladungen in hybriden Konzepten zu kombinieren. Dabei nutzen wir Technologien wie die automatische Stapelverarbeitung und personalisierte Formeln bei hohen Einladungsvolumen sowie QR-Codes, um erfolgreich die Brücke zwischen Analog und Digital zu schlagen.  

Quick Guide: Vom Einladungsmanagement zum Teilnehmermanagement

Veranstaltungen sind nur so gut wie die Organisation vor und nach der Gäste-Registrierung. Die nachfolgende Zusammenstellung zeigt, was wir unter erfolgreichen Events verstehen: Ereignisse, die Gäste begeistern, weil sie Dokumentengestaltung mit perfektem Datenmanagement verbinden. Für eine ausführliche und individuelle Beratung rufen Sie uns gerne an unter 02154 / 470940 oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Das Thema der Veranstaltung bestimmt den Adressatenkreis: Geht es um ein Off-Site-Event für Führungskräfte oder eine Kunden-Veranstaltung? Einen Online-Workshop für Fachkräfte? Ein Fest für die gesamte Belegschaft und weitere Gäste? Auch wenn die Planung noch in vollem Gang ist, sollte mindestens bereits ein Save-the-Date Kalendereintrag an die Teilnehmer herausgehen. Hier gilt es, die richtigen Kontaktdaten zu selektieren und auch Save-the-Date-Mitteilungen ansprechend zu gestalten – denn jedes Event hat seinen ganz eigenen Charakter.

Um jederzeit den Überblick über Zusagen, Absagen und aktive Teilnahmen zu behalten, können auch gedruckte und postalisch versendete Einladungen in digitale Prozesse integriert werden. Empfänger von Print-Einladungen gelangen beispielsweise über QR-Codes auf eine Event-Landingpage, auf der Sie sich registrieren oder absagen können. Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann ein gut sichtbarer Button in der Mail platziert werden, über den die Weiterleitung auf die Registrierungsseite erfolgt.

Nicht nur ein gut strukturiertes Programm macht Ihre Veranstaltung für die Gäste attraktiv – mindestens so wichtig ist die ansprechende Einladungsgestaltung. Diese kann auch reduziert und minimalistisch ausfallen, solange ein durchgehendes Konzept erkennbar ist, dass sich von der ersten Save-the-Date-Nachricht bis zur Einladung und der Event-Landingpage durchzieht. Gerade wenn es um Veranstaltungen geht, die auch externe Teilnehmer besuchen sollen, ist ein erkennbares Corporate Design, das „hängen bleibt“, besonders wertvoll.

Gäste können selbst zum Gelingen von Veranstaltungen beitragen, wenn die Landingpage als effizienter Prozess gestaltet ist. Beispielsweise können Catering-Optionen gleich mit abgefragt werden und so die Menüplanung erleichtern. Sämtliche Informationen wandern in die digitale Gästeliste, die datenschutzkonform verwaltet und gepflegt wird. Eine moderne Gattung sind hybride Events, die vor Ort stattfinden, aber auch in Teilen virtuell übertragen werden. Hier ist digitales und Tool-gestütztes Management der Teilnehmer besonders wertvoll. Darüber können auch entsprechende Folgeprozesse gesteuert werden. Auswertungsmöglichkeiten über ein Dashboard und der Excel-Export der Teilnehmerliste vereinfachen die weitere Bearbeitung für den Veranstalter.

Jetzt das CBS Einladungsmanagement Team kontaktieren!

Fordern Sie noch heute ein kostenloses Beratungsgespräch mit unserem Einladungsmanagement-Team an! Gerne analysieren wir Ihren individuellen Bedarf.