Ein steter Strom an Dokumenten erreicht Ihr Unternehmen – Tag für Tag: Rechnungen, Abonnements, Werbesendungen, Geschäftsbriefe, Einladungen und vieles mehr. Typisch ist, dass der Posteingang sowohl aus Drucksachen als auch aus Emails besteht. Der digitale Posteingang bündelt, strukturiert und digitalisiert den Strom physischer Dokumente. Damit werden die Dokumente vorbereitet – entweder für die Weiterleitung an die persönlichen Empfänger oder direkt für anschließende Prozesse. Hier zeigen wir, wie wir den digitalen Posteingang für Kundenunternehmen organisieren.
Im traditionellen, physischen Postmanagement wird jede Sendung von der Poststelle empfangen und manuell an den jeweiligen Empfänger oder die verantwortliche Fachabteilung im Unternehmen zugestellt. In größeren Betrieben kommen dadurch viele Stunden zusammen, die mit der Verteilung an die einzelnen Arbeitsplätze verbracht werden. Schließlich wird auch die Archivierung und Papierentsorgung an den individuellen Arbeitsplatz verlagert. Hier ist der digitale Posteingang wesentlich effizienter.
Wie funktioniert der digitale Posteingang?
Der digitale Posteingang bildet die Brücke zwischen dem physischen Empfang und der digitalen Weiterleitung an die richtigen Empfänger oder Empfängergruppen. Somit können beispielsweise Bearbeitungszeiten von Anträgen optimiert und Bearbeitungsfristen besser gewährleistet werden.
- Eingehende Briefe werden zentralisiert empfangen, geöffnet und vorsortiert.
- Nach dem Scan können die Dokumente entweder automatisch per Mail in den Posteingang der relevanten Gruppen und Personen zugestellt werden oder direkt in die relevanten Anwendungen (Buchhaltung, Kundenverwaltung) eingespeist werden.
- Als Brückenkopf kann auch die CBS-Datenbank dienen, die sämtliche Dokumente verwaltet, zustellt und ggf. archiviert.
- Durch sogenannte „Black and Blue“-Listen lassen sich Bestandteile des Posteingangs so einstufen, dass sie nicht vom Digitalisierer und Versender geöffnet werden dürfen. Somit bleiben beispielsweise sensible Informationen optimal geschützt.
- Die Papierversionen der Einsendungen werden je nach Relevanz und geltenden Richtlinien entweder vernichtet oder archiviert.
Unternehmen mit einem verzweigten Standorte-Netzwerk, wie beispielsweise Versicherungen mit Kundenzentren in verschiedenen Regionen, können von einem digitalen Posteingang besonders profitieren.
Implementierung im Unternehmen
Um eine Poststelle auf den digitalen Posteingang umzustellen, gehen wir schrittweise vor.
- Zunächst analysieren wir den eingehenden Dokumentenstrom und erarbeiten eine Klassifizierung – etwa nach Häufigkeit, Relevanz, Art und Zielanwendung.
- Begleitend dazu analysieren wir die Anforderungen an den Datenschutz und die Compliance im Kundenunternehmen.
- Auf Basis der Analyse wird ein Regelwerk für die Öffnung der Briefpost, den Scan und die Weiterleitungen sowie Einspeisungen in nachfolgende Prozesse oder in ein DMS erstellt.
- Für bestimmte Dokumententypen wie Rechnungen kann auch ein intelligenter Scan erfolgen, der bereits alle wesentlichen Daten extrahiert.
- Nach Testläufen im kleinen Maßstab wird die digitale Posteingangslösung schließlich auf alle relevanten Dokumententypen ausgedehnt und im Unternehmen als neuer Standard implementiert.
- Regelmäßige Qualitätskontrollen und Erfolgschecks sorgen dafür, dass sich das System und die damit einher gehenden Workflows stetig selbst verbessern.
Details der Implementierung können von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen abweichen – je nach der Struktur der eingehenden Dokumente und der Art der anschließenden Prozesse. Mehr zu unseren Branchenlösungen für Dokumentenmanagement.
Fallstudie KKH: Fristgemäße Kommunikation durch optimierte Prozesse
Die Kundenkommunikation im Versicherungswesen ist besonders anspruchsvoll. Eine Vielfalt von Anfragen muss zugleich fristgerecht und sicher erledigt werden. Zusammen mit unserem Kunden KKH haben wir als CBS hierfür effiziente Lösungen erstellt.
DIE HERAUSFORDERUNG: Versicherten-Anfragen schnell den richtigen Adressaten zukommen lassen
Die Versicherten der KKH wenden sich in der Regel an eine der insgesamt über 100 Geschäftsstellen. Bestimmte Sachverhalte erfordern jedoch zusätzlich die Expertise von Kompetenzzentren. Die Koordination dieser differenzierten Kommunikationswege war zunächst eine große Herausforderung.
DIE LÖSUNG: Digitalisierter Posteingang und punktgenaue Weiterleitung
CBS hat diese Herausforderung mit einem innovativen Ansatz angegangen. Mit einer zentralisierten Poststelle, Scan-Services, Digitalisierung, Klassifizierung und automatisierter Verteilung haben wir eine maßgeschneiderte Lösung geschaffen. Über 250 Dokumentenklassen und 100 Trennregeln ermöglichen eine hochgradig automatisierte Weiterbearbeitung.
DER NUTZEN: Transparenz und schnellere Kommunikation
Die Vorteile dieser Zusammenarbeit sind beeindruckend. Die KKH kann nun alle eingehenden Dokumente automatisch an die richtigen Sachbearbeiter weiterleiten. Die Versicherten erhalten in der Regel binnen 48 Stunden eine Reaktion auf ihr Anschreiben. Ineffiziente manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an.
Standards sorgen für Revisionssicherheit
Unsere Lösungen rund um den digitalen Posteingang erfüllen die hohen Standards der ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz unterstützen wir Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung. Kontaktieren Sie uns und realisieren Sie das papierlose Büro mit uns.
Jedes physische Dokument hat einen Lebenszyklus vom Posteingang hin zur Digitalisierung, Übertragung, Archivierung und Vernichtung. Jeder dieser Schritte muss revisionssicher gestaltet werden. Im Rahmen unserer Lösung für den Digitalen Posteingang können wir beispielsweise analoge Post im Dateiformat PDF/A abspeichern, das den Goldstandard für die Langzeitarchivierung darstellt.
Effizienz durch kombinierte Input- und Output-Lösungen
Eine spezielle Lösung ist die CBS Hybridpost. Hier kombinieren wir die physische und digitale Postzustellung. Wir stellen eine Software zur Verfügung, mit der Dokumente wie Rechnungen, Briefe oder Mitteilungen digital an uns übergeben werden können (via Client oder Browser).
Wir kümmern uns daran anschließend entweder um den digitalen Versand oder aber um Druck, Adressierung, Kuvertierung und postalischen Versand. So können öffentliche Behörden auch weiterhin den Kreis jener Empfänger bedienen, die noch keine vollständig digitale Kommunikation bevorzugen.
Besonders hohe Effizienzgewinne ermöglichen wir durch die Kombination von Lösungen für den Posteingang und Postausgang. Ein Beispiel sind Umfragen oder Postsendungen, die Rückläufer oder Antwortbriefe auslösen. Gerne analysieren wir Ihren Bedarf und finden individuelle Lösungen!
