Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

CBS-Lösungen für den Übergang zum Datenmanagement

Im Gesundheitswesen geht es einerseits um ein Millionenpublikum namens „Krankenversicherte“, andererseits um Kranke und Pflegebedürftige und deren Angehörige – und um die Fachkräfte, die das System stützen. Zu den Herausforderungen zählen das laufende Management von Datenbeständen und die einher gehende Kommunikation. Effizienzgewinne durch Digitalisierung hängen nicht zuletzt davon ab, wie Dokumentenmanagement-Leistungen ausgeschrieben und erbracht werden. Zusätzlich stellt der hochsensible Charakter der meisten Daten höchste Anforderungen an den Datenschutz.

Kombinierte CBS-Lösung für Output und Input: Mehrwert in 4 Stufen

Im Jargon des Dokumentenmanagements spricht man von einem geschlossenen Kreis, wenn durch eine gleichzeitige Betreuung von Dokumentenversand und Dokumentenempfang ein multipler Mehrwert generiert werden kann.

4-Stufen-Modell: Vom Dokumenten- zum Datenmangement
  1. Auslagerung der Prozesse an einen Spezialisten wie CBS: Unsere Erfahrung und unsere Lösungen für Mailing (bzw. Versand) und Posteingang sind an große Volumina angepasst. Die nötigen Zwischenstufen wie Druck, Kuvertierung und Portooptimierung sind bereits enthalten.
  2. Übergang vom papiergebundenen Posteingang zum digitalen Posteingang: Sämtliche Dokumente, die ein Institut oder eine Versicherung papiergebunden erreichen, lassen sich digitalisieren. Diese digitalen Dokumente lassen sich schließlich ortsunabhängig verwalten und bearbeiten.
  3. Übergang vom Dokumenten- zum Datenmanagement: Wenn Postausgangsleistungen und Posteingangslösungen nicht separat, sondern kombiniert vergeben werden, könnten ergänzende Verfahren zur Datenextraktion angewendet werden. Damit wächst eine verlässliche Datenbasis heran.
  4. Einspeisen der gewonnenen Daten in Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Wenn es gelingt, durch das Zusammenführen von Postausgang und Posteingang valide Daten zu generieren wie etwa ein Patienten- oder Pflegeregister, steht dieser vierten Mehrwertstufe nichts mehr im Weg, die verbesserte und fristgerechte Services ermöglicht.

Erfahrungswerte: Integration von Postausgang und Posteingang

  • Um das volle Potenzial eines geschlossenen Kreises aus Postausgang und Posteingang zu heben, können beide Ebenen intelligent und prozessbasiert miteinander verknüpft werden.
  • Werden beispielsweise Fragebögen versendet, lassen diese sich bereits mit einem speziellen Code versehen, der beim Einlesen wieder automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet werden kann.
  • Schließlich lässt sich die Struktur des Fragebogens für eine hohe Maschinenlesbarkeit optimieren, damit auch tatsächlich valide Daten extrahiert werden können. So entstehen belastbare Daten für die weitere, software-gestützte Dokumentenverwaltung.

Unser Credo: Auch digitales Pure-Play benötigt die Schnittstelle zur „realen Welt“

Jüngere Versicherungsnehmer, aber auch jüngere Angehörige von Patienten, sind zunehmend an rein digitale Angebote gewöhnt. In der komplex verflochtenen Welt im Gesundheitswesen sind aber immer wieder Bruchstellen an der Schnittstelle von digital und analog vorhanden.

Erfahrungswerte: Häufig noch physisch übermittelte Dokumente im Gesundheitswesen

  • Ärzte, die Rezepte, Kostenvoranschläge und Überweisungen drucken oder per PDF ausstellen
  • gedruckte Kostennachweise über versicherungspflichtige Leistungen im Ausland
  • juristische Gutachten bei Unfällen
  • Patienten, die digitale Angebote nicht nutzen können oder wollen


Diese und weitere mehr sind Beispiele für Dokumente, die berücksichtigt werden müssen, um Leistungen vollständig zu berechnen oder anzufordern. Mit unseren Services können auch App- oder portalbasierte digitale Lösungen auf der Ebene der Dokumentenverwaltung eine Schnittstelle zur „realen Welt“ offen halten. Diese Schnittstelle wird dringend benötigt, um das vollständige Bild zu erhalten, das für Prozesse im Gesundheitswesen kritisch ist.

Unsere Basis: Datenschutz und Informationssicherheit

Als regulierte Branche gelten im Gesundheitswesen hohe Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit. Auf diesen drei Ebenen sichern wir die Qualität unserer Leistungen für Sie ab:

1. Wir arbeiten konform der Anforderungen aus Sozialgesetzbuch V und Sozialgesetzbuch X.

2. CBS kennt die einschlägigen Systeme wie 21cIng, OSCARE und andere und die daraus generierten Datenprozesse für die Kundenkommunikation.

3. Als Unternehmen sind wir mehrfach wiederholt ISO 27001-zertifiziert und halten außerdem den ISO 9001 Standard für Qualitätsmanagement.

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