Dokumentenmanagement im Finanzwesen
Weniger Verwaltungkosten, mehr Compliance
Hohe Verwaltungskosten können gerade im Finanzsektor das Ergebnis belasten. Hier helfen punktuelle Aktionen wenig. Mit unseren ganzheitlichen Lösungen für datenorientiertes Dokumentenmanagement können Banken und Versicherer hingegen die Verwaltungskosten nachhaltig senken. Gleichzeitig stellen wir Versandlösungen, Posteingangslösungen und Dokumentenmanagement so bereit, dass Compliance-Anforderungen eingelöst werden können.
Die hybride Realität im Finanzsektor
Modernes Banking, aber auch modernes Versichertenwesen sind bereits hochgradig digitalisiert. Kunden können steuerrelevante Informationen, Kontostände und Tarifinformationen online abrufen. Es gibt jedoch mehrere Fälle, in denen weiterhin auch der postalische Versand eine Rolle spielt. Beispiele hierfür sind:
– Login-Informationen und Sicherheitsschlüssel
– Konto-Karten
– Anlegerinformationen z.B. zur Betriebsrente oder zu Altersbezügen
– Einladungen zu besonderen Anlässen (bspw. Hauptversammlungen in Fondsgesellschaften)
– Initiale Vertragsdokumente
– Familienversicherungs-Abfragen bzw. Hinweise auf bevorstehende Digital-Abfragen
– Mitglieder- oder Anlegermagazine
– Werbesendungen
CBS Erfahrungswerte: Compliance-Ansprüche und heterogenes Kundenverhalten
- Hier bei CBS wissen wir aus Erfahrung: Manche der postalischen Sendungen müssen aus Compliance-Gründen weiterhin erfolgen
- Zugleich wenden sich weiterhin viele Kunden, insbesondere ältere Kunden, auch postalisch an ihr zuständiges Institut
- Durch das Ausdünnen der Filialnetze fehlen manchmal gerade für ältere Bürger auch direkte Ansprechpartner
- Stattdessen werden Call-Center-Funktionen aufgebaut
Kombinierte CBS-Lösung für Output und Input: Mehrwert in 4 Stufen
Summa summarum steht die Finanzbranche vor der Herausforderung, dass der hybride Strom an digitalen und papiergebundenen Dokumenten in Einklang gebracht werden muss mit individuellen Kunden-Accounts – und das über den gesamten Kunden-Lebenszyklus hinweg. Eng orientiert an dieser Realität haben wir unser flexibles Leistungsportfolio aufgebaut – und bauen es weiter aus.
- Auslagerung der Prozesse an einen Spezialisten wie CBS: Unsere Erfahrung und unsere Lösungen für Mailing (bzw. Versand) und Posteingang sind an große Volumina angepasst. Die nötigen Zwischenstufen wie Druck, Kuvertierung und Portooptimierung sind bereits enthalten.
- Übergang vom papiergebundenen Posteingang zum digitalen Posteingang: Sämtliche Dokumente, die ein Institut oder eine Versicherung papiergebunden erreichen, lassen sich digitalisieren. Diese digitalen Dokumente lassen sich schließlich ortsunabhängig verwalten und bearbeiten.
- Übergang vom Dokumenten- zum Datenmanagement: Wenn Postausgangsleistungen und Posteingangslösungen nicht separat, sondern kombiniert vergeben werden, könnten ergänzende Verfahren zur Datenextraktion angewendet werden. Damit wächst eine verlässliche Datenbasis heran.
- Einspeisen der gewonnenen Daten in Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Wenn es gelingt, durch das Zusammenführen von Postausgang und Posteingang valide Daten zu generieren wie etwa Updates für Kundenadressen nach einem Umzug, steht dieser vierten Mehrwertstufe nichts mehr im Weg, die verbesserte und fristgerechte Services ermöglicht.
Im Rahmen dieser wertschöpfungsorientierten Leistungen bleiben wir flexibel und passen uns dem Kundenbedarf an. Darüber hinaus sind wir als Unternehmen mehrfach wiederholt ISO 27001-zertifiziert und halten außerdem den ISO 9001 Standard für Qualitätsmanagement. Kontaktieren Sie uns und bringen Sie Ihr Dokumentenmanagement in die digitale Zukunft.
