Dokumentenmanagement für Versorgungsunternehmen

Effiziente Prozesse, bessere Kommunikation

In der dynamischen Welt der Versorgungsunternehmen, insbesondere im Energiebereich, stehen Fachbereiche und IT-Verantwortliche vor der Herausforderung, komplexe Dokumentenflüsse effizient zu managen. Von Verträgen bis hin zu wichtigen Mitteilungen (z.B. Preisanpassungen) – jeder Dokumententyp erfordert eine präzise und zeitnahe Handhabe. Mit unseren Lösungen können Unternehmen diese Prozesse vereinfachen und damit die Kommunikation optimieren.

CBS Transaktionsdruck: kosteneffizienter, schneller Versand

Unsere Transaktionsdruck-Lösungen kombinieren Kosteneffizienz, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit. Wir bieten kombinierte Lösungen aus Druck und portooptimiertem Versand. Damit lassen sich Dokumente wie Vertragsdokumente und Preismitteilungen nicht nur schnell versenden, sondern auch Versandkosten optimieren.

Erfahrungswert: 20 Prozent Kosteneinsparung durch externe Repro

  • Für Versorger wie etwa Energielieferanten ist eine eigene Druckerei und Poststelle weit weg vom Kerngeschäft. Im Gegenteil: Der benötigte Maschinenpark ist gebundenes Kapital.
  • Auch die Mitarbeiter, die sich um den Druck kümmern, werden weniger. Mit der CBS Transaktionsdruck Lösung bezahlen Unternehmen on demand – also nur das, was tatsächlich versendet wird. Die Kosten lassen sich dadurch erfahrungsgemäß um mindestens 20 Prozent senken.

Digitale Poststelle: effiziente Verarbeitung und Datensicherheit

Der digitale Wandel hat die Art verändert, wie Unternehmen eingehende Dokumente verarbeiten. Unser digitaler Posteingang sorgt für eine präzise Zustellung, indem der Strom aus physischer Eingangspost zentral empfangen, sortiert, digitalisiert und versendet wird. Damit sind kürzere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen möglich. Gleichzeitig wird die Informationssicherheit gewahrt – dies ist besonders wichtig für den Austausch sensibler Daten.

Integration von Output und Input: Vom Dokumenten- zum Datenmanagement

Durch die Verbindung von Output und Input lässt sich ein erhöhter Mehrwert im Dokumentenmanagement erzielen. Datenabfragen, die im Rahmen von Versandlösungen gestartet werden (wie bspw. Energieverbrauchs-Ablesekarten), fließen im Posteingang zurück und lassen sich anschließend digitalisieren. Digitalisierte Post kann in Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Extrahierte Daten können in software-gesteuerte Prozesse eingespeist werden.

4-Stufen-Modell: Vom Dokumenten- zum Datenmangement
  1. Auslagerung der Prozesse an einen Spezialisten wie CBS: Unsere Erfahrung und unsere Lösungen für Mailing (bzw. Versand) und Posteingang sind an große Volumina angepasst. Die nötigen Zwischenstufen wie Druck, Kuvertierung und Portooptimierung sind bereits enthalten.
  2. Übergang vom papiergebundenen Posteingang zum digitalen Posteingang: Sämtliche Dokumente, die ein Institut oder eine Versicherung papiergebunden erreichen, lassen sich digitalisieren. Diese digitalen Dokumente lassen sich schließlich ortsunabhängig verwalten und bearbeiten.
  3. Übergang vom Dokumenten- zum Datenmanagement: Wenn Postausgangsleistungen und Posteingangslösungen nicht separat, sondern kombiniert vergeben werden, könnten ergänzende Verfahren zur Datenextraktion angewendet werden. Damit wächst eine verlässliche Datenbasis heran.
  4. Einspeisen der gewonnenen Daten in Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Wenn es gelingt, durch das Zusammenführen von Postausgang und Posteingang valide Daten zu generieren wie etwa ein Patienten- oder Pflegeregister, steht dieser vierten Mehrwertstufe nichts mehr im Weg, die verbesserte und fristgerechte Services ermöglicht.

Erfahrungswert: Verbesserte Stammdatenpflege dank CBS

  • Versorger sind auf gut gepflegte Stammdaten angewiesen: Haushalte müssen mit korrekter Adresse in Kundenstammdaten verzeichnet sein, um die Versorgungsleistung zu erbringen und korrekt abzurechnen.
  • Wenn sich im Rahmen von Versandaktionen viele Rückläufer entstehen, kann CBS beispielsweise durch Aktionen wie Premiumbrief-Versand feststellen, warum einzelne Kunden nicht erreichbar waren (die Post erteilt detaillierte Info für Premiumbrief-Rückläufer).
  • War der Grund für den Rückläufer eine Adressänderung, kann diese Information in die Stammdaten übernommen werden.

Standards und Zertifizierungen sichern Qualität

Unsere Lösungen für Dokumentenmanagement für Versorgungsunternehmen erfüllen die hohen Standards der ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz unterstützen wir Versorger auf dem Weg der Digitalisierung. Kontaktieren Sie uns und bringen Sie Ihr Dokumentenmanagement in die digitale Zukunft.

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