Dokumentenmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
Von der Akte zum digitalen Workflow
In der Öffentlichen Verwaltung steht die Digitalisierung noch vor einigen Herausforderungen. In vielen Gemeinde- und Landratsämtern lagern noch große Bestände an physischen Akten. Die Informationen stehen daher nicht für die digitale Verarbeitung bereit. Zugleich befinden sich Posteingang und -ausgang in einem hybriden Stadium – mit einem Anteil an physischen Dokumenten, die mit wenig Personal bearbeitet werden müssen. Mit unseren Lösungen können Kommunen digitaler und effizienter arbeiten.
Leistungsbaustein: Digitalisierung
Die Digitalisierung von Akten ist der erste Schritt in die moderne Verwaltung. Wir bieten eine ganzheitliche Lösung, um physische Dokumente in wertvolle digitale Ressourcen zu verwandeln. Damit legen wir den Grundstein für zukunftsweisende Prozesse.
- Abholung der Akten: Unser professionelles Team holt Ihre Akten sicher vor Ort ab.
- Verpackung & Transport: Sorgfältige Verpackung und sicherer Transport gewährleisten den Schutz Ihrer Dokumente.
- Digitalisierung & Aufbereitung: Durch die Kombination aus hochwertigen Scans und intelligenter Texterkennungs-Software können wir Dokumente nicht nur elektronisch speichern und in einen Suchindex aufnehmen, sondern enthaltene Daten nach vordefinierten Kategorien erfassen und somit digitale Ressourcen schaffen.
- Sichere Lagerung & gesetzeskonforme Vernichtung: Je nachdem, was mit den Original-Akten nach der Digitalisierung geschehen soll, übernehmen wir die sichere Archivierung – oder bieten auf Wunsch eine gesetzeskonforme Aktenvernichtung an.
ERFAHRUNGSWERTE:
- Egal ob Kfz-Zulassungen, Reisepassanträge, Beurkundungen oder andere Verwaltungsaufgaben – digitale Ressourcen ermöglichen es, dass mehrere Nutzer zugleich auf dieselben Basisdaten zugreifen. Das ist mit Informationen, die in physischen Akten schlummern, nicht ohne weiteres möglich.
- Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) löst nicht die grundsätzlichen Anforderungen der Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung. Ein DMS entfaltet sein Potenzial erst mit relevanten digitalen Informationen. Daher verwandeln wir physische Akten in Ressourcen, die nahtlos in ein DMS integriert werden können.
Leistungsbaustein: Digitaler Posteingang
Öffentliche Behörden erreicht derzeit noch eine große Anzahl an Dokumenten per Brief- und Paketpost. Der digitale Posteingang bildet die Brücke zwischen dem physischen Empfang und der digitalen Weiterleitung an die richtigen Empfänger oder Empfängergruppen.
Dazu werden die Briefe zentralisiert empfangen, geöffnet, digitalisiert, archiviert und elektronisch weitergeleitet. Somit können beispielsweise Bearbeitungszeiten von Anträgen optimiert und Bearbeitungsfristen besser gewährleistet werden.
ERFAHRUNGSWERTE:
- Durch sogenannte „Black and Blue“-Listen lassen sich Bestandteile des Posteingangs so einstufen, dass sie nicht vom Digitalisierer und Versender geöffnet werden dürfen. Somit bleiben beispielsweise sensible Informationen optimal geschützt.
Leistungsbaustein: Hybridpost
Hybridpost kombiniert die physische und digitale Postzustellung. Wir stellen eine Software zur Verfügung, mit der Dokumente wie Rechnungen, Briefe oder Mitteilungen digital an uns übergeben werden können (via Client oder Browser).
Wir kümmern uns daran anschließend entweder um den digitalen Versand oder aber um Druck, Adressierung, Kuvertierung und postalischen Versand. So können öffentliche Behörden auch weiterhin den Kreis jener Empfänger bedienen, die noch keine vollständig digitale Kommunikation bevorzugen.
ERFAHRUNGSWERTE:
- Wir beherrschen auch besondere Versandlösungen der öffentlichen Hand, wie bespielsweise den „Postzustellungsauftrag“ (PZA). Dabei erhalten die Absender eine Zustellurkunde, die belastbar garantieren kann, dass eine Sendung angekommen ist.
Standards und Zertifizierungen sichern Qualität
Unsere Lösungen für Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung erfüllen die hohen Standards der ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 9001 für Qualitätsmanagement. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz unterstützen wir Kommunen auf dem Weg der Digitalisierung. Kontaktieren Sie uns und bringen Sie Ihre Verwaltung in die digitale Zukunft.
