Digitale Poststelle

Perfekte Organisation Ihrer Eingangspost

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre eingehende Post effizienter zu verwalten? Die digitale Poststelle von CBS hilft Ihnen dabei. Sie ist der perfekte Weg, um die gesamte Eingangspost zu organisieren und zu verwalten, egal ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegt. Somit ist sichergestellt, dass alle Sendungen immer die richtigen Empfänger erreichen. Durch nachvollziehbare Prozesse bleiben zudem alle Informationen auffindbar und geschützt.

Hybrides Dokumentenmanagement

Unsere digitale Poststelle setzt genau dort an, wo in vielen Unternehmen ein blinder Fleck existiert. Denn auch wenn die meisten Nachrichten, Verträge und Rechnungen heute bereits digital sind, gibt es weiterhin Ströme von Briefen und Dokumenten in Papierform. Hier startet die digitale Poststelle früh und digitalisiert den gesamten physischen Dokumenteneingang. Eine Gegenüberstellung der Prozesse macht die Verbesserung deutlich.

Die Digitale Poststelle bündelt digitale und digitalisierte Dokumente

Analoge Postverteilung

  • Dokumente sind immer nur an einem Ort verfügbar
  • Dokumentenstatus kann nicht verwaltet werden
  • Ergänzende Daten zur Indexierung und Archivierung fehlen

 

Digitaler Posteingang

  • Dokumente können digital überall verfügbar gemacht werden
  • Dokumente lassen sich mit Benutzerrechten und Prozessen verknüpfen
  • Daten zur Adressierung, Klassifizierung, Indexierung und Archivierung lassen sich ergänzen

Digitale Poststelle - Der CBS Prozess

In der digitalen Poststelle von CBS wird zunächst der gesamte Posteingang analysiert. Die physischen Eingangsdokumente werden für den Scan vorbereitet und anschließend eingelesen und digitalisiert. Als Kunde können Sie wählen, ob lediglich elektronische Kopien erzeugt werden sollen (Flat-Scanning) oder ob per intelligentem Scanning Daten wie Adressen oder Index-Informationen hinzugefügt werden sollen.

Nach dem Scanvorgang können die sortierten Dokumente entweder per Mail in den Posteingang der relevanten Gruppen und Personen zugestellt werden oder direkt in die relevanten Anwendungen (Buchhaltung, Kundenverwaltung) eingespeist werden. Als Brückenkopf kann auch die CBS Datenbank dienen, die sämtliche Dokumente verwaltet, zustellt und ggf. archiviert.

Jetzt informieren und Kontakt aufnehmen!

Gerne zeigen wir Ihnen, wie die digitale Poststelle in Ihrem Unternehmen für schlanke und nachvollziehbare Prozesse und mehr Informationssicherheit (Compliance) sorgt. Laden Sie sich dazu gerne die eingeblendete Broschüre herunter oder nehmen Sie direkt Kontakt auf über unser Online-Formular. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!