Dokumentenmanagement für Industriebetriebe
Archive digital managen, Print und Poststelle smart gestalten
Viele Dokumentenprozesse, etwa rund um Aufträge und Rechnungen, sind im Industriesektor voll digitalisiert. Doch in etlichen Branchen schlummern noch immer kritische Daten und Informationen in Papierakten. Darüber hinaus lohnt es sich immer weniger, verbleibende Hausdruckereien und Poststellen in Eigenregie zu betreiben. CBS bietet Lösungen und smarte Outsourcing-Optionen für Archivierung, Print, Post und den komplett digitalen DMS-Betrieb.
Leistungsbaustein: Akten-Archivierung und Digitalisierung
Es gibt mehrere Gründe, um alten Papierakten Lebewohl zu sagen: Einmal verbrauchen die Altbestände unnötig viel Platz, der neuen Büroarbeitsplätzen weichen kann. Darüber hinaus enthalten alte Akten häufig weiterhin benötigte Dokumentationen, die in digitaler Form viel flexibler gehandhabt werden können. Wir bieten dafür geeignete Scanning-Lösungen, die gleichzeitig eine Datenextraktion oder Meta-Daten-Erfassung ermöglichen. Für die Papierakten bieten wir raumsparende Archivlösungen.
- Abholung der Akten: Unser professionelles Team holt Ihre Akten sicher vor Ort ab.
- Verpackung & Transport: Sorgfältige Verpackung und sicherer Transport gewährleisten den Schutz Ihrer Dokumente.
- Digitalisierung & Aufbereitung: Durch die Kombination aus hochwertigen Scans und intelligenter Texterkennungs-Software können wir Dokumente nicht nur elektronisch speichern und in einen Suchindex aufnehmen, sondern enthaltene Daten nach vordefinierten Kategorien erfassen und somit digitale Ressourcen schaffen.
- Sichere Lagerung & gesetzeskonforme Vernichtung: Je nachdem, was mit den Original-Akten nach der Digitalisierung geschehen soll, übernehmen wir die sichere Archivierung – oder bieten auf Wunsch eine gesetzeskonforme Aktenvernichtung an.
ERFAHRUNGSWERTE aus dem Maschinenbau:
- Im Maschinenbau muss alles dokumentiert werden. Jedes Bauteil fließt in die Dokumentation ein.
- Insbesondere kritische Technologien wie in der Luftfahrt oder im Gesundheitswesen unterliegen strengen Vorschriften.
- Unsere Datenextraktion sorgt dafür, dass die Informationen soweit aufbereitet werden können, dass sie in Dokumenten-Management-Systemen (DMS) sinnvoll nutzbar sind.
Inhouse Print Outsourcing: Überlebensformel für die Hausdruckerei
Die Menge der gedruckten Dokumente nimmt ab. Viele Unternehmen in der Fertigungsindustrie verfügen dennoch weiterhin über Hausdruckereien. Unsere Printspezialisten haben eine Lösung kreiert, die ein „Outsourcing light“ ermöglicht. Wir gliedern Ihr Printcenter in unser ganz Deutschland umfassendes Standorte-Netzwerk ein und ermöglichen ein Inhouse Print Outsourcing.
ERFAHRUNGSWERTE aus dem Maschinenbau:
- Wenn es um den Druck sensibler Dokumente geht, wissen einige Unternehmen den Printservice gerne weiterhin in der Nähe.
- Unser Inhouse Print Outsourcing gewährt diese Nähe, während das gesamte Ressourcenmanagement und die Auftragsverarbeitung in unsere Verantwortung wandert.
- Sinnvolle Zusatzleistungen wie unser B2B-Online-Printshop vereinfachen zudem die Auftragsabwicklung im Zeitalter hybrider Arbeit.
Leistungsbaustein Smartpost: Sie generieren Inhalte, wir kümmern uns um den Rest
Sämtliche Printservices lassen sich mit CBS auch mit Versand- und Mailing-Lösungen kombinieren. Im Fall der Post, die Ihr fertigendes Unternehmen noch physisch verlassen muss, bieten wir smarte Tools an, mit denen Ihre Mitarbeiter lediglich den Adressaten wählen und den Inhalt digital an uns senden können – alles weitere, wie Formatierung, Kuvertierung und portooptimierter Versand – liegt anschließend in unserer Verantwortung.
Customized Services: Gemeinsam prüfen wir Ihre Workflows und heben Potenziale
Im Rahmen unserer langjährigen Kundenbeziehungen entstehen optimierte Workflows, die wir eng an der Prozesslandschaft entwickeln. Ein Beispiel sind gedruckte Bedienungsanleitungen und Manuale für einen Traktoren-Hersteller. Der Druck und die Anlieferung an das Montageband läuft automatisiert gesteuert über Produktionspläne. Die gesamte Logistik haben wir gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und übernehmen die Steuerung.
Das ist nur ein Beispiel aus dem klassischen Dokumentenmanagement – schildern Sie uns Ihre Herausforderung im DMS-Kontext, und wir finden gemeinsam eine Lösung! Was uns auszeichnet: Wir interessieren uns nicht nur für technische Andockmanöver, sondern auch besonders für die „Schnittstelle Mensch“. Wir sind Dienstleister aus Leidenschaft, haben das Zuhören gelernt und liefern Qualität.
